Werkbeschrijving EBS-rapport opmaken.

In de portal zijn diverse rapportage-functies beschikbaar. Je kunt zelf een EBS-rapportage opmaken of je kunt gebruik maken van de standaard template die Energiemissie alvast voor je heeft klaargezet. Ga je voor de eerste keer aan de slag met een EBS-rapport, dan is het verstandig om gebruik te maken van de template. Zo weet je zeker dat je een representatief rapport opmaakt waarmee je direct aan de slag kan.

1. Template EBS-rapport type-A [Leeg] gebruiken

Je kunt gebruik maken van de rapportage-functie als je onder instellingen ‘rapporten’ ziet staan. Als je hierop klikt opent de rapportage-omgeving. Hier kun je nieuwe rapporten aanmaken of bestaande rapporten aanpassen of verwijderen. 

Energiemissie heeft alvast een template voor je klaargezet. Zodra je op ‘rapporten’ klikt zie je de template in de lijst staan.

De template kun je bewerken door rechts op het potloodje te klikken. In de template staan een aantal kaarten klaar. Een kaart is een specifieke functie die je kunt gebruiken als onderdeel van een rapport. Eén of meerdere kaarten samen vormen dus je uiteindelijke rapport. In de lege template hebben we alvast een aantal kaarten voor je klaargezet die je alleen nog maar hoeft te configureren. Hoe je dat doet en wat de functies zijn van de verschillende kaarten lees je in paragraaf 3.

2. Zelf een EBS-rapport aanmaken en gebruiken.

Als je liever zelf een EBS-rapport wilt maken kan je deze inrichten naar je eigen look en feel. Je maakt een nieuw rapport aan door op ‘Nieuw’ te klikken. 

Geef het nieuwe rapport een herkenbare naam, bijvoorbeeld “EBS-rapportage 2022 gebouw X”. Je komt nu in de omgeving waarin je zelf een rapport kunt aanmaken en configureren.

Maak vervolgens zelf een nieuwe kaart aan door op het plusje te klikken:

Er opent een lijst met alle beschikbare kaarten. Al deze kaarten hebben een verschillende functie:

Voor het opmaken van een EBS-rapport gebruik je onderstaande kaarten:

• EBS: objectinformatie. Voor selecteren van het juiste gebouw en het invoeren van relevante beschrijvingen over het gebouw en de (klimaat)installaties. 
• EBS: weekgrafiek. Voor het aanmaken van weekgrafieken voor zowel elektriciteit als gasaansluitingen. 
• EBS: vakantiedagen grafiek. Hier maak je een grafiek van alle Nederlandse feestdagen en kun je een vakantieperiode opgeven.
• EBS: dag/nacht ratio’s. Deze kaart maak je op om een analyse te kunnen maken van het energieverbruik dat buiten openingstijden plaatsvindt. 
• Tekst paragraaf. Deze kun je gebruiken voor het toevoegen van tekstvelden aan je rapport. Bijvoorbeeld voor het schrijven van een toelichting/conclusie en het opmaken van een actieplan.

3. Configureren van kaarten

In deze paragraaf lees je hoe je een kaart configureert. Deze heb je net zelf aangemaakt (paragraaf 2) of je gebruikt de lege template waarin de kaarten voor je klaar staan maar nog leeg zijn. 

1. EBS: objectinformatie.

De eerste kaart is ‘objectinformatie’. In deze kaart selecteer je een object, haal je stamgegevens op en schrijf je een inleiding over het gebouw en (klimaat)installaties. 

De kaart die klaarstaat is leeg. Je kan deze configureren door met je muis over de kaart te bewegen. Er verschijnen nu 3 symbooltjes. Je kunt de kaart vernieuwen, aanpassen of verwijderen. Door op het potloodje te klikken kun je de kaart aanpassen. Deze systematiek geldt voor alle kaarten en is dus generiek.

De kaart ‘objectinformatie’ is bedoeld om relevante informatie over het gebouw weer te geven. Selecteer het gebouw in de lijst bij ‘selecteer het object’. Het is een vereiste dat het object in de portal bestaat anders kun je de kaart niet opslaan. Als het gebouw niet in de lijst staat geef dan een zoekopdracht, bijvoorbeeld het adres. Het gebouw wordt dan alsnog getoond. 

Notitie, je kunt alleen gebouwen selecteren waartoe je ook toegang hebt als je in de portal bent ingelogd. Het kan zijn dat een beheerder voor jou specifieke beperkingen heeft ingesteld zodat je niet alle gebouwen kunt zien. Vraag jouw beheerder dan alsnog om toegang. 

Als het gebouw is gekoppeld worden veel velden automatisch gevuld. Deze velden komen uit het aansluitingenregister. Mochten bepaalde gegevens niet up to date zijn kun je die in de kaart aanpassen, wij raden echter aan om het aansluitingenregister bij te werken zodat je de actuele gegevens in de kaart kunt ophalen. Velden die in het objectformulier leeg zijn worden ook niet gevuld in de kaart. Denk erom dat een EBS echt functioneel wordt zodra je zoveel mogelijk informatie toevoegt. Bouwjaar, vloeroppervlak en energielabel zijn onmisbaar als je een EBS-rapport gaat opstellen, vul die velden dus zo compleet mogelijk in. Hetzelfde geldt voor de beschrijvingen van het gebouw en van de klimaatinstallaties. Vul deze zo concreet en volledig mogelijk in, dat geeft een volledig beeld.

Tenslotte benoem je de openingstijden en kun je optioneel een vakantieperiode opgeven. 

Zorg er vooraf voor dat de openingstijden in het objectformulier in het aansluitingenregister correct zijn ingevuld. Deze worden dan automatisch overgenomen in deze kaart. Je kunt ook de openingstijden in deze kaart invullen, maar dan kun je weer geen gebruik maken van specifieke functionaliteiten van andere kaarten (bijvoorbeeld dag/nacht ratio’s). Sla de kaart op door op ‘opslaan’ te klikken.

Belangrijk onderdeel van de EBS-rapportage zijn weekgrafieken. Configureer de kaart door op het potloodje te klikken.   

Selecteer het juiste object en kies een meter uit de meterlijst. Je kunt alle meters onder dat object selecteren, zorg er dus voor dat je de juiste (hoofd)meter kiest. Selecteer het juiste kanaal, meestal is dat ‘levering integraal’, en kies je de week waarvoor je een rapport wilt genereren. Klik op ‘opslaan’ en de grafiek wordt aangemaakt. 

De grafiek wordt nu ingeladen met meetdata. Je kunt verschillende weekgrafieken opmaken. Maak zowel grafieken op voor elektriciteit als gas (of warmte) zowel voor een zomerperiode als een winterperiode. Je maakt daarvoor een extra kaart aan met nieuwe instellingen. Sla de wijzigingen altijd op door op ‘opslaan’ te klikken.

Notitie, als er sprake is van zonnepanelen en/of laadpalen kan de meetdata van de hoofdmeter een vertekend beeld geven. In die gevallen is het mogelijk gewenst om gesommeerde data te gebruiken. Als je een sommatiemeter hebt aangemaakt onder het betreffende object kun je die ook gebruiken in deze kaart. Zie de handleiding voor het opmaken van een sommatiemeter voor meer informatie. 

 3.Vakantiedagen grafiek

Deze grafiek toont het energieverbruik tijdens (erkende) feestdagen. 

Kies de kaart ‘EBS: vakantiedagen’ en configureer deze door op het potloodje te klikken.

Deze kaart ziet er iets anders uit dan de weekgrafiek. Je kiest namelijk eerst het kalenderjaar waarover je wilt rapporteren en vervolgens doorloop je dezelfde stappen als bij een weekgrafiek, kies het relevante object, een meter en het juiste kanaal. Ten slotte staat er een lijst met de erkende feestdagen voor je klaar. Deze staan standaard allemaal aangevinkt, maar je kan ook feestdagen uitvinken (bijvoorbeeld als een gebouw op  bepaalde feestdagen wel gewoon open is geweest). Je kan ook een alternatieve feestdag opgeven. Klik weer op ‘opslaan’ en de grafiek wordt ingeladen.

 4. EBS: dag/nacht ratio’s

De kaart ‘dag/nacht ratio’s’ geeft een tabel waarin de verhoudingen van het energieverbruik binnen en buiten openingstijden wordt gepresenteerd. Dit is belangrijk want zo weet je hoeveel procent van de energie buiten openingstijden wordt verbruikt. Dit zegt iets over de hoeveelheid sluipverbruik. De kaart dag/nacht ratio’s werkt hetzelfde als de ‘weekgrafiek’ en is in feite een aanvulling op een grafiek-kaart. Kies daarom dezelfde instellingen zoals je ook bij de grafiek-kaart hebt ingevoerd. Kies dezelfde meter en dezelfde periode. Zo krijg je de relevante percentages gepresenteerd bij de zojuist opgemaakt grafiek.

In het resultaat van deze kaart worden 3 kolommen getoond:

Het totale energieverbruik buiten bedrijfstijd wordt hierbij gedeeld door het energieverbruik over de gehele dag en uitgedrukt in procenten.

Kolom 2: Optimale dag/nacht ratio

De meest optimale verhoudingswaarde buiten bedrijfstijd en de gehele dag, op basis van de laagst gemeten waarde buiten bedrijfstijd.

Kolom 3:Ratio buiten- en binnen bedrijfstijd

Het totale energieverbruik buiten bedrijfstijd wordt hierbij gedeeld door het verbruik binnen bedrijfstijd en uitgedrukt in procenten.

De ‘tekst paragraaf’ is een kaart waarmee je een vrij tekstveld toevoegt aan de rapportage.

Dit kan gebruikt worden voor het schrijven van een conclusie/toelichting, of voor het opmaken van een actieplan. In deze kaart zijn diverse opmaakfuncties beschikbaar. Je kunt headers maken, opsommingstekens gebruiken en tekst dik of schuin gedrukt maken.

De toepassing van deze kaart is vrij te gebruiken. Maak bijvoorbeeld een toelichting op het verbruik en beschrijf een actie waarmee je dat kan verminderen. Hiernaast wordt een voorbeeld van een toepassing van de ‘tekstparagraaf’ getoond. 

3. Rapport definitief maken

De indeling van de kaarten is niet statisch, dat wil zeggen dat je een aangemaakte kaart kunt verschuiven door deze naar en andere positie te verslepen. Op die manier kun je de opgemaakte kaarten naar eigen wens indelen. 

Je hoeft het rapport verder niet op te slaan. Alle bewerkingen heb je al opgeslagen in de verschillende kaarten. Wel kun je nog een aantal andere acties uitvoeren met behulp van onderstaande icoontjes:

• Potloodje. Je kunt het rapport bewerken (bijvoorbeeld naam wijzigen).
• Ster. Je kunt het rapport toevoegen aan het dashboard zodat je deze direct op je scherm krijgt zodra je opnieuw inlogt.
• Download. Je kunt het rapport in PDF-format downloaden en gebruiken voor bijvoorbeeld het bevoegd gezag.
• Plusje. Kaart toevoegen. Je kunt de inhoud van het rapport wijzigen door een nieuwe kaart toe te voegen.
• Upload logo. Je kan een eigen logo aan het rapport toevoegen. Als je een download maakt zal het logo aan de PDF toegevoegd worden. Het logo kan in .jpeg of .png format ingeladen worden.

Je kan het rapport altijd terugvinden onder het kopje ‘rapporten’ bij ‘instellingen’. Als je die pagina opent staat het rapport dat je hebt aangemaakt in de lijst. Je kunt meerdere rapporten aanmaken. Door op het potloodje te klikken kun je een bestaand rapport aanpassen. Met het vuilnisbak symbooltje verwijder je een aangemaakt rapport. Je kunt in dit overzicht ook zien welk rapport aan het dashboard is gekoppeld.