Afhankelijk van de gekozen implementatie is het mogelijk dat je (1) een kopiefactuur binnenkrijgt in het energiemanagementsysteem of (2) dat de factuur eerst in het EMS binnenkomt en nog doorgestuurd moet worden naar de financiële administratie van jouw organisatie. 

Dit artikel gaat over situatie 2, waarbij de factuur eerst binnenkomt in het energiemanagementsysteem en daarna pas doorgestuurd wordt naar de financiële administratie.

Voorwaarden om facturen door te sturen

- Bij implementatie moet het doorsturen geconfigureerd zijn. Bij oplevering van factuurcontrole in het energiemanagementsysteem wordt er door Energiemissie procesdocumentatie opgesteld, hierin staat vermeld op welke wijze en adres de facturen doorgestuurd worden.

- Facturen moeten de status (handmatig)goedgekeurd hebben.

- Facturen kunnen na doorsturen niet meer verwijderd worden.

Stap 1
Ga via het navigatiescherm aan de linkerkant naar de knop 'Facturen' te vinden onder facturen. Nu zie je alle facturen voor jouw organisatie gesorteerd op factuurdatum.

Stap 2

Zoek de factuur op die je door wil sturen. Je kan in het zoekvenster een zoekopdracht ingeven of met de knop 'Filters aanpassen' de facturen filteren. 

Stap 3

Selecteer de facturen die je door wil sturen door ze aan te vinken. Door de 'shift toets' vast te houden, kun je meerdere rijen tegelijk selecteren en aanvinken.

Links onderaan bevindt zich een  optie waarmee je het aantal facturen kan vergroten naar maximaal 100 facturen.

Stap 4

De facturen die je wil doorsturen moeten de status "Goedgekeurd" of "Handmatig goedgekeurd" hebben. Als de  (handmatig)goedgekeurde facturen geselecteerd hebt, kun je op het "Bewerkingen" klikken en vervolgens op "Doorsturen". Daarmee stuur je de facturen door.  Het is alleen mogelijk om facturen die nog niet zijn doorgestuurd, door te sturen. 

Stap 5

Het is mogelijk om de doorgestuurde facturen te filteren om te controleren of ze doorgestuurd zijn. Door te klikken op de knop 'Filters aanpassen' komen de filters tevoorschijn. Als je het filter Doorgestuurd op 'Ja' zet, worden alleen de doorgestuurde facturen gefilterd. Bij 'Nee' worden de facturen getoond die nog niet zijn doorgestuurd. 

In de kolom 'beheer' is een mogelijkheid om de factuurgeschiedenis in te zien. Door te klikken kloksymbool wordt er een overzicht geladen met de geschiedenis van de factuur. In dit overzicht is ook terug te vinden wie de factuur doorgestuurd heeft.

Kom je er niet uit? Raadpleeg dan onze helpdesk via het vraagteken rechtsonder in je beeldscherm.